Planowanie harmonogramu czasu pracy. Czy to konieczne?

Pracodawca, co do zasady, ma obowiązek określić pracownikowi rozkład jego czasu pracy, czyli poinformować w jakich dniach i godzinach pracownik ma obowiązek świadczyć pracę. Od tej zasady jest jednak wyjątek – pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramu pracy, gdy wynika on z obowiązujących przepisów i pracownik wie, kiedy ma świadczyć pracę (art. 129 § 4 k.p.), o czym przeczytasz w dalszej części artykułu.

Czym jest harmonogram czasu pracy?

Harmonogram czasu pracy (czy też rozkład czasu pracy albo grafik czasu pracy) danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi harmonogram czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

Prawidłowo sporządzony harmonogram gwarantuje, że czas pracy za dany okres rozliczeniowy, został zaplanowany a potem zostanie rozliczony w sposób właściwy. Przy planowaniu harmonogramu trzeba pamiętać o przestrzeganiu norm wynikających z przepisów o czasie pracy dotyczących godzin pracy, ale także okresów odpoczynków – zgodnie z Kodeksem pracy:

Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (…)

Art. 132 §1 Kodeksu pracy, Minimalny dobowy odpoczynek od pracy

Pracownikowi przysługuje także:

(…) w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.”

Art. 133 §1 Kodeksu pracy, Minimalny tygodniowy odpoczynek od pracy

Powyższe okresy pracodawca musi uwzględnić przy planowaniu harmonogramu czasu pracy pracownika.

Planowanie czasu pracy na praktycznym przykładzie

Czy można zaplanować pracownikowi pracującemu w systemie trzyzmianowy, pracę jednego dnia od godziny 14:00 do 22:00, a następnego dnia w godzinach 10:00 – 18:00? Czy sytuacja taka jest zgodna z przepisami dotyczącymi odpoczynku dobowego określonego w artykule 132 Kp?

Nie, pomimo tego, że została zachowana 11-godzinna przerwa pomiędzy dwoma następującymi po sobie okresami pracy powyższa sytuacja nie jest zgodna z przepisami o dobie pracowniczej. Taki plan byłby jednak prawidłowy, gdyby wobec pracownika został zastosowany tzw. ruchomy czas pracy   

Doba pracownicza – wszystko, co musisz wiedzieć

Obowiązek zapewnienia odpowiedniego czasu odpoczynku, to nie jedyny obowiązek o jakim należy pamiętać na etapie planowania harmonogramu czasu pracy pracownika. Pracodawca jest również zobowiązany do przestrzegania innej zasady, a mianowicie doby pracowniczej oraz tygodnia pracowniczego. 

Pojęcia te w rozumieniu przepisów o czasie pracy nie pokrywają się z ogólnie rozumianymi pojęciami doby czy tygodnia.  

Do celów planowania i rozliczania czasu pracy pracownika:
1) przez dobę – należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
2) przez tydzień – należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

Art. 128 §3 Kodeksu pracy, Czas pracy – definicja

W przywołanej wcześniej sytuacji doba pracownicza rozpoczęła się o godzinie 14:00 i trwała do godziny 14:00 dnia następnego. Jeżeli w dniu następnym pracownik rozpoczął pracę o godzinie 10:00 to godziny pomiędzy godziną 10:00 a 14:00 będą miały charakter godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, ponieważ należą do rozpoczętej o 14 poprzedniego dnia doby pracowniczej.

Praca w godzinach nadliczbowych

Kodeks pracy ogranicza pracodawców przy zlecaniu pracy w godzinach nadliczbowych poprzez określenie sytuacji, w jakich praca taka może być wykonywana. Jest ona dopuszczalna tylko w razie sytuacji wyjątkowych i nieprzewidywalnych:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii (powódź, pożar, katastrofy, np. drogowe, budowlane, a także wszelkiego rodzaju awarie maszyn czy urządzeń),
• szczególnych potrzeb pracodawcy – mogą one wynikać, np. z absencji chorobowej pracowników czy konieczności pilnego, terminowego wykonania określonej pracy.

Obecnie obowiązującą powszechną normą jest praca przez 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Należy pamiętać, że praca w godzinach nadliczbowych nigdy nie może być planowana. Nadgodziny mają bowiem występować tylko doraźnie w sytuacjach, których nie dało się przewidzieć w chwili tworzenia grafiku czasu pracy.

Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Art. 151 §1 Kodeksu pracy, Dopuszczalność pracy w godzinach nadliczbowych; roczny limit godzin nadliczbowych

Kiedy nie trzeba sporządzać harmonogramu czasu pracy?

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• harmonogram czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy, o których mowa w art. 140(1) Kodeksu pracy,
• na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Wynagrodzenie, a rozkład czasu pracy pracownika

Zwróćmy również uwagę na kwestię wynagrodzenia pracownika w sytuacji, gdy w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie ma on obowiązku wykonywania pracy albo w grafiku zaplanowano niewielką liczbę godzin do przepracowania. Przysługuje mu wówczas wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów; w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy.

W przypadku, gdy w przedłużonym np. do 12 miesięcy okresie rozliczeniowym w jakimś okresie (np. w sezonie letnim) wstąpią godziny nadliczbowe, a ich rekompensata dniami wolnymi zostanie zrealizowana w innym okresie (np. w sezonie zimowym), nie może to spowodować zmniejszenia w tym okresie wynagrodzenia poniżej minimalnego, nawet jeśli w danym miesiącu praca w ogóle nie była