Czas pracy – podstawowe zasady zarządzania czasem pracy

Zgodnie z art. 128 Kodeksu pracy, czas pracy, to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do jej wykonywania. W związku z powyższą definicją, czas pracy nie jest jedynie czasem rzeczywiście wykonywanej przez pracownika pracy. Należy zwrócić uwagę, iż na definicję tę składają się dwa elementy: pozostawanie w dyspozycji oraz miejsce wykonywania pracy.

Pojęcie pozostawania w dyspozycji pracodawcy jest bardzo szerokim i ogólnym pojęciem, które nie do końca zostało określone w ustawie. Art. 22 §1 „Kodeksu pracy” określa, iż pracownik poprzez nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Z zapisu tego wynika, iż zarazem czas efektywnego świadczenia jak i nieświadczenia przez pracownika pracy (np. z powodu czekania na jej przydzielenie) zalicza się do czasu pracy, pod warunkiem, że pracownik rzeczywiście jest gotów do wykonywania tej pracy. W tym celu pracownik musi pozostawać w dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy bądź tez innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Pracownik nie pozostaje więc w dyspozycji pracodawcy wówczas, gdy nie znajduje się w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu (nie musi być to zakład pracy). Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy łączy się również z fizyczną oraz psychiczną gotowością do świadczenia pracy. Dlatego też pracownik, który np. z powodu nadużycia alkoholu nie jest w stanie wykonywać swoich obowiązków nie znajduje się w dyspozycji pracodawcy. Ponadto należy pamiętać, iż do czasu pracy wliczają się nie tylko czynności bezpośrednio związane z wykonywanie pracy, ale również czynności, które pracownik musi wykonać przed rozpoczęciem pracy, np. przygotowanie stanowiska pracy, przekazanie go kolejnej osobie przejmującej zmianę czy też przekazanie niezbędnych informacji. Czynności te należą do podstawowych obowiązków pracownika i są wliczane do czasu pracy. Z kolei jeśli chodzi np. o czas przebrania się w ubrania robocze brak jest wyraźnych wskazówek w przepisach. Niemniej jednak zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy czas przebierania się jest czasem pracy. Tworząc przepisy wewnątrzzakładowe warto mieć na to na uwadze, aby w przypadku kontroli nie zostać posądzonym o łamanie przepisów dotyczących czasu pracy.

Wyjątek od zasady stanowi dyżur pracowniczy. Dyżur to pozostawanie w gotowości do wykonywania pracy. Dyżur można pełnić w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a więc również w domu. Dyżuru zasadniczo nie wlicza się do czasu pracy. Istotą dyżuru jest to, iż pracownik nie wykonując pracy oczekuje na zdarzenia, które będą wiązały się z koniecznością jej wykonywania (np. awarię). W związku z tym czas dyżuru wlicza się do czasu pracy tylko wtedy, gdy pracownik rzeczywiście wykonał pracę w jego trakcie.

Poza tym do czasu pracy wlicza się również okres przestoju. Zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy z przestojem mamy do czynienia w przypadku gdy pracownik, mimo iż jest gotowy do wykonywania pracy nie wykonuje jej wskutek zaistniałych przeszkód. Jak wiadomo przeszkoda może pojawić się wskutek okoliczności leżących po stronie pracodawcy (brak materiałów) lub pracownika (zepsuł maszynę). Ma to istotne znaczenie. Jeżeli przestój powstał z przyczyn dotyczących pracodawcy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jeżeli zaś przestój powstał z winy pracownika – wynagrodzenie nie przysługuje.

Szczególnym przypadkiem pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy jest podróż służbowa polegająca na wykonywaniu przez pracownika pracy poza miejscowością, w której usytuowana jest siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem wykonywania pracy. Co do zasady podróż służbowa nie wlicza się do czasu pracy. Czas podróży służbowej wliczany jest do czasu pracy jedynie w przypadku, gdy przypada w godzinach pracy pracownika. Należy za to pamiętać, iż czas prowadzenia samochodu służbowego w celu przewiezienia innych pracowników w miejsce wykonywania zadania jest czasem pracy, ale tylko dla osoby prowadzącej samochód. Z kolei stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach w ramach uzgodnionego rodzaju pracy nie jest podróżną służbową (np. przedstawiciel handlowy).

Jak już wspomniano powyżej, do czasu pracy wliczany jest nie tylko czas faktycznego wykonywania pracy, ale również inne czynności niezwiązane z wykonywaniem poleceń pracodawcy, są to:

• 15-minutowe przerwy w pracy, w przypadku kiedy dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin (art. 134 Kodeksu pracy),
• przerwa na karmienie piersią (art. 187 Kodeksu pracy),
• czas nauki w przypadku pracownika młodocianego (art. 202 § 3 Kodeksu pracy),
• 30-minutowa przerwa w przypadku pracownika młodocianego, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 4,5 godziny (art. 202 § 31 Kodeksu pracy),
• przerwa wynikająca z obowiązku skrócenia czasu pracy w przypadku pracowników świadczących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych czy też szczególnie szkodliwych dla zdrowia oraz w przypadku pracy monotonnej,
• czas szkolenia z bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2373 3 Kodeksu pracy),
• czas niewykonywania pracy wynikający z obowiązku przeprowadzenia badań profilaktycznych (art. 229 § 3 kodeksu pracy),
• 5-minutowa przerwa po każdej kolejnej godzinie pracy przed komputerem,
• przerwa na gimnastykę lub wypoczynek – w przypadku pracowników niepełnosprawnych.

Nie wlicza się do czasu pracy z kolei przerwy w pracy, która wynika z zastosowania przerywanego systemu czasu pracy, o którym będzie jeszcze mowa, jak również ewentualnych 60-minutowej przerwy (tzw. przerwa lunchowa) wprowadzonej przez pracodawcę. Do czasu pracy niewliczane też są okresy usprawiedliwionej nieobecności i zwolnień od pracy. Okresy te są odejmowane od wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

We wszystkich przepisach regulujących czas pracy w Polsce – poczynając od ustawy z 1919 roku o czasie pracy i kończąc na dziale VI Kodeksu pracy – brak wielu definicji dotyczących organizacji i zarządzania czasem pracy. Stąd też konieczność zwrócenia uwagi na poszczególne narzędzia zarządzania czasem pracy, ponieważ kluczem do właściwego stosowania przepisów i efektywnego zarządzania czasem pracy jest wyjaśnienie podstawowych pojęć oraz konsekwentne ich stosowanie.

Autor: Malwina Grützmacher