Czy plan urlopów może ulec zmianie?

Wszelkie zmiany wprowadzane do planu urlopów są ściśle określone przepisami prawa pracy. Mogą mieć one charakter fakultatywny lub obligatoryjny. Kodeks pracy w art. 164 dopuszcza przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika, przy czym musi on zostać umotywowany ważnymi przyczynami. Również szczególne potrzeby pracodawcy tj. zakłócenie toku pracy spowodowane nieobecnością pracownika, są przesłanką do przesunięcia terminu urlopu. Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu na termin późniejszy nastąpi, w myśl art. 165 KP, w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym planem terminie z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Niewykorzystaną z ww. przyczyn część urlopu pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym, niż przewidziany w planie urlopów.

Odwołanie pracownika z urlopu może nastąpić tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 KP)

Termin sporządzenia planu urlopów nie jest sprecyzowany poprzez przepisy prawa pracy. Z teorii wynika, że powinien on być przygotowany przed lub na samym początku roku kalendarzowego, którego dotyczy, przy czym sporządzenie go w terminie późniejszym nie jest przeszkodą do udzielania urlopów na początku roku. W rzeczywistości termin ten wynika z regulacji wewnątrzzakładowych – regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Przepisy nie nakazują również sporządzania planu na cały rok, co oznacza, że może on być przygotowany na okresy krótsze – kwartał bądź półrocze. Pracodawca może również przygotowywać plany urlopowe oddzielnie dla poszczególnych części przedsiębiorstwa – działów, oddziałów.

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 KP). Może to nastąpić poprzez obwieszczenie słowne, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, intranet itp. Z chwilą podania do wiadomości plan urlopów staje się wiążący zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, co oznacza, iż nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy, co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (Uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSN 1980, nr 7-8, poz. 132).