Okres rozliczeniowy jako element zarządzania czasem pracy

W celu zachowania ochronnej funkcji prawa pracy, Kodeks pracy wprowadza okresy rozliczeniowe. Pojęcie okresu rozliczeniowego nie jest przedmiotem definicji legalnej. Instytucja ta odgrywa jednak bardzo ważną rolę przy planowaniu i rozliczaniu czasu pracy. Okres rozliczeniowy bowiem stanowi okres czasu mierzony w jednostkach kalendarzowych. W jego ramach rozliczany jest czas pracy co do godziny oraz dni. Według M. Masewicz rozliczanie należy rozumieć poprzez wyrównanie czasu pracy do wymiaru wynikającego z Kodeksu pracy albo też wypłatę wynagrodzenia dodatkowego za pracę w nadgodzinach. Autor ten okres rozliczeniowy określa mianem instrumentu pozwalającemu badać zachowanie norm czasu pracy . Z kolei K. Kaleta pisze, iż przez termin okresu rozliczeniowego należy rozumieć okres, na który pracodawca planuje liczbę godzin i dni pracy w ramach obowiązującego pracownika dobowego oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy. Jest to okres po upływie którego dokonuje się rozliczenia czasu pracy . Instytucja ta służy również do rozplanowania czasu pracy w harmonogramie. Okres rozliczeniowy musi być wyraźnie określony i wskazany w regulaminie pracy, obwieszczeniu, lub układzie zbiorowym pracy .

Art. 129 „Kodeksu pracy” posługuje się miesięcznymi długościami okresów rozliczeniowych jednak mimo to okres rozliczeniowy można ustalać jako wielokrotność tygodnia. Ustalenie okresu rozliczeniowego jako wielokrotność tygodnia pracowniczego może okazać się dla pracodawcy korzystne ze względu na rozliczanie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego . Należy jednak pamiętać iż miesięczny okres rozliczeniowy nie będzie się równał 4-tygodniowemu, a 3-miesiięczny nie pokryje się z 12-tygodniowym . Istotne jest dlatego właściwe określenie okresu rozliczeniowego.

Ustawodawca nie określa momentu rozpoczęcia i zakończenia miesięcznych okresów rozliczeniowych. Najczęściej jednak rozpoczyna się od z pierwszym dniem miesiąca kalendarzowego. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby inaczej zapisać jego rozpoczęcie i zakończenie. W przypadku okresu rozliczeniowego liczonego w miesiącach i rozpoczynającego się w środku miesiąca kalendarzowego, bez podania jego dokładnej daty zakończenia, zastosowanie będzie miał wówczas art. 112 Kodeksu cywilnego. Mianowicie przepis ten przewiduje, iż w takim przypadku koniec okresu rozliczeniowego przypadnie w dzień odpowiadający datą jego początkowi. W razie braku takiego dnia w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego – przypadnie w ostatnim dniu tego miesiąca .

Przepisy określają różne długości okresów rozliczeniowych w zależności od przyjętego systemu czasu pracy. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy podstawowy okres rozliczeniowy nie może przekraczać czterech miesięcy .

Warto zwrócić uwagę, iż przepisy zakreślają górną granicę długości okresów rozliczeniowych. Jednak w zależności od potrzeb pracodawcy można stosować krótsze okresy. Warto również dodać, iż ustawodawca nie ogranicza pracodawcy w stosowaniu różnych okresów rozliczeniowych w stosunku do różnych grup pracowniczych. Przepisy nie zabraniają też stosowania różnych systemów i rozkładów czasu pracy na przestrzeni roku kalendarzowego czy też innych okresów. Jedynym warunkiem jest zakończenie poprzednich okresów rozliczeniowych.

Autor: Malwina Grützmacher