Podróż służbowa – miejsce świadczenia pracy

Zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie pracy:

Art. 77 ⁵. § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jeśli chodzi o miejsce pracy, to zgodnie z Kodeksem Pracy:

Art. 29. § 1.       Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1)            …

2)           miejsce wykonywania pracy;

3)           …

Z powyższych definicji wynika, że do zakwalifikowania danego wyjazdu jako podróż służbową muszą zostać spełnione następujące warunki:

1. wskazane miejsce znajduje się poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
2. wyjazd odbywa się na polecenie pracodawcy,
3. w celu wykonania zadania służbowego.

Powyższe warunki muszą być spełnione łącznie.

Miejsce świadczenia pracy a siedziba pracodawcy

Pracownik firmy produkcyjnej mieszczącej się w Warszawie i posiadającej kilka oddziałów na terenie miasta w umowie o pracę w rubryce „miejsce wykonywania pracy” ma wpisane Warszawa. Pracownik dostał polecenie wzięcia udziału w targach organizowanych w Halach Wystawienniczych w Warszawie. W przedstawionej sytuacji nie został spełniony warunek wskazujący miejsce wykonania polecenia poza miejscem wykonywania pracy.

Analiza miejsca wykonywania pracy określona w umowie jest bardzo istotnym kryterium wpływającym na fakt, czy daną podróż można zaliczyć do podróży służbowej, a co istotniejsze, od kiedy do kiedy liczyć jej czas. Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, miejsce wykonywania pracy można określić jako pewien stały punkt w znaczeniu geograficznym, ale także jako pewien obszar, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy, strefę, określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób (wyr. SN z 01.04 1985 r. I PR 19/85).

Teza wyroku: Należy odróżnić „miejsce pracy” pracownika od „siedziby zakładu pracy”. Miejsce świadczenia pracy stanowi jeden z istotnych składników umowy o pracę, obustronnie uzgodniony, objęty ogólnym zakazem jednostronnej zmiany przez któregokolwiek z kontrahentów umowy. Strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określaniu miejsca pracy. Może być ono określone na stałe bądź jako miejsce zmienne, przy czym w tym ostatnim wypadku zmienność miejsca pracy może wynikać z samego charakteru (rodzaju) pełnionej pracy. Ogólnie pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy. „Miejsce pracy” nie musi być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne. Wykonywanie pracy w uzgodnionym przez strony „miejscu pracy” pracownika nie rodzi obowiązku płacenia takiemu pracownikowi ani diet, ani świadczeń rozłąkowych.

• Jeśli zatem pracownik wykonuje pracę w biurze czy fabryce, jako miejsce pracy wpisujemy konkretny adres, pod którym praca jest wykonywana.
• Jeśli pracownik zatrudniony jest w firmie posiadającej oddziały na terenie miasta, wpisujemy nazwę miasta, w którym praca jest wykonywana.
• Jeśli natomiast pracownik wykonuje swoje zadania na pewnym obszarze geograficznym (np. jest przedstawicielem handlowym), należy wskazać teren, na którym pracownik świadczy pracę, np. województwo śląskie i opolskie. Miejsce pracy powinno być przy tym tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania w ramach dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym i by poruszając się po tym miejscu, nie musiał naruszać obowiązujących go norm czasu pracy (wyr. SN z 11.04.2001 r. I PKN 350/00).

Teza wyroku:

1. Nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy.
2. Miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

W innym wyroku stwierdzono, że w przypadku określenia miejsca pracy jako obszaru w znaczeniu geograficznym pracownik nie jest w podróży służbowej, jeśli praca jest realizowana w ramach tego obszaru (wyr. SN z 10.10.2012 r., sygn. akt II UK 72/12).

Teza wyroku: Nie jest podróżą służbową wykonywanie przez pracownika zatrudnionego na stanowisku serwisanta maszyn przemysłowych usług serwisowych u użytkujących te maszyny klientów, których siedziby znajdują się na określonym w umowie o pracę obszarze, będącym miejscem wykonywania pracy.

Przez wiele lat Inspekcja Pracy zajmowała stanowisko, że nie można wskazywać jako obszaru terenu całego kraju. To stanowisko należy uznać za nieaktualne po uchwale SN z listopada 2008 r. (uchw. SN z 19.11.2008 r., II PZP 11/08), w której Sąd Najwyższy dopuścił nie tylko obszar kraju, ale nawet Europy. Sąd stwierdził przy tym, że trzeba w odmienny sposób podchodzić do pracowników „mobilnych”, dla których stałe przemieszczanie się nie jest podróżą służbową (gdyż podróże służbowe mają charakter incydentalny, występujący od czasu do czasu). U takich pracowników niedogodności związane ze stałym podróżowaniem są zwykle zrekompensowane odpowiednim poziomem wynagrodzenia za pracę.

Teza wyroku: Kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p.

Ciekawa sytuacja występuje w przypadku pracowników budowlanych, których miejsce świadczenia pracy zmienia się wraz zakończeniem prac budowlanych na jednej budowie i przeniesienie na inny nowy plac budowy, w ich przypadku można mówić o ruchomym miejscu pracy.

Zmiana stałego miejsca pracy a incydentalne zdarzenie

Instalator systemów klimatyzacji zatrudniony w firmie budowlanej realizował montaż instalacji na budowie w Warszawie w okresie czerwiec-lipiec 2023 r. W tym czasie dostał polecenie wyjazdu do Łodzi na 2 dni (21-22.06) celem przeprowadzenia przeglądu gwarancyjnego instalacji systemu klimatyzacji. Wyjazd ten nie oznacza zmiany stałego miejsca pracy, takie incydentalne zdarzenie należy traktować jako podróż służbową. Zmiana czasowego miejsca pracy nastąpi po zakończeniu prac instalacyjnych na budowie w Warszawie, wtedy przeniesienie na kolejną budowę, np. w Olsztynie nie będzie dla pracownika podróżą służbową.

Inne wątpliwości jakie mogą pojawić się przy okazji podróży służbowych.

Jak rozliczyć czas delegacji?

Czy cały czas spędzony w delegacji można uznać za czas pracy?

Jakie koszty można zaliczyć do kosztów delegacji?

Czy opłata za autostradę to koszt podróży służbowej?

Czy posiłki zapewnione w trakcie podróży służbowej mają wpływ na wysokość diety?