Rozkłady i systemy czasu pracy jako metody zarządzania czasem pracy

Zarządzanie czasem pracy jest ściśle współzależne z pewna formą więzi pomiędzy stronami stosunku pracy charakteryzującej się podporządkowaniem pracownika pracodawcy poprzez ustalony w zakładzie porządek pracy i reguły funkcjonowania organizacji. Istotnym elementem zarządzania czasem pracy są systemy i rozkłady czasu pracy.

Wielokrotnie podejmowano próby zdefiniowania rozkładu czasu pracy. Pojęcie to w Kodeksie pracy występuje w dwóch różnych znaczeniach. Jedno z nich odnosi się do modelu organizacji czasu pracy w ramach konkretnego systemu czasu pracy. Wówczas przez termin ten należy rozumieć określenie dni tygodnia, w których może być świadczona praca oraz liczbę godzin pracy pracownika czy też poszczególnych grup pracowników w poszczególnych dniach. W takim też znaczeniu należy rozumieć rozkład czasu pracy, o którym mowa w przepisach dotyczących regulaminu czasu pracy. Z kolei od rozkładu czasu pracy (w rozumieniu modelu czasu pracy) trzeba odróżnić rozkład ustalony dla danego pracownika, tzw. harmonogram, będący sposobem zagospodarowania czasu pracy pracownika w przyjętym systemie i rozkładzie. Zawiera on godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy i dni wolne od pracy. Może mieć on charakter indywidualny lub zbiorowy. Z punktu widzenia pracowników rozkładem czasu pracy można określić układ godzin pracy przypadających do przepracowania w ciągu dnia, tygodnia, okresu rozliczeniowego.

Muszalski definiuje rozkład czasu pracy jako ustalony porządek w organizacji określający początek i koniec pracy, czas jej trwania w ciągu dnia, przerwy, dni wolne oraz ilość zmian. Należy przy tym pamiętać, iż rozkład pracy musi być zgodny z obowiązującymi przepisami o czasie pracy i ustalony zgodnie z zasadami prawidłowej organizacji pracy. Z kolei w innym ujęciu rozkład czasu pracy to „sposób zagospodarowania nominału czasu pracy wynikającego z danego systemu czasu pracy z uwzględnieniem dopuszczalnych w jego ramach maksymalnych norm czasu pracy, okresów rozliczeniowych oraz przerw w pracy”.

Podsumowując należy przyjąć, że rozkład czasu pracy jest sposobem rozplanowania czasu, w którym pracownik jest zobowiązany pozostawać do dyspozycji pracodawcy, w szczególnych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego.

Natomiast system czasu pracy określa wymiar czasu pracy jak również zasady rozłożenia tego wymiaru w poszczególnych dniach, tygodniach, miesiącach. Pojęcie systemu czasu pracy definiowane jest jako pewien odrębny rodzaj norm czasu pracy, które regulują nie tylko wymiar czasu pracy, ale również inne sprawy z tym powiązane, tj. liczbę dni wolnych, sposób rozliczania czasu pracy oraz jego rozkład.

Rączka prezentuje bardziej rozbudowaną definicję systemu czasu pracy. Określa go jako prawną konstrukcję wyznaczającą sposób organizacji czasu pracy. Na konstrukcję     tą składa się sposób określania czasu oraz norm czasu pracy (dobowa, przeciętna tygodniowa). Z kolei uzupełniającymi elementami tej konstrukcji są okresy rozliczeniowe, dopuszczalność zastosowania przerwy niewliczanej do czasu pracy oraz założona z góry praca w niedziele lub święta.

Kodeks pracy wymienia następujące okresy rozliczeniowe:

• system podstawowy,
• system równoważnego czasu pracy,
• system pracy w ruchu ciągłym,
• system przerywanego czasu pracy,
• system zadaniowy,
• system skróconego tygodnia pracy,
• system „pracy weekendowej”,
• system skróconego czasu pracy.

Systemy czasu pracy określone są w regulaminie pracy, układzie zbiorowym czy też obwieszczeniu. Możliwe jest stosowanie różnych systemów czasu pracy w jednym zakładzie. Przepisy prawa pracy nie ograniczają możliwości stosowania rożnych systemów czasu pracy do konkretnych grup pracowników. Należy jednak pamiętać, iż taka sytuacja musi być uzasadniona i nie może prowadzić do dyskryminacji poszczególnych pracowników. Wprowadzenie różnych systemów czasu pracy w ramach jednego działu może jednak budzić wątpliwości.

Wprowadzenie nowego systemu czasu pracy następuje w takim samym trybie jak inne zmiany wprowadzane do regulaminu pracy. Zmiany wchodzą w życie po upływie co najmniej 14 dni od chwili podania nowego brzmienia do wiadomości pracowników. Z kolei podanie do wiadomości pracowników zmian zachodzących w regulaminie następuje w sposób przyjęty przez zakład pracy (np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, udostępnienie w internecie w wewnętrzne sieci firmowej lub poprzez wręczenie pracownikom kopii nowych postanowień regulaminu.

W przypadku wprowadzenie w regulaminie nowego systemu czasu pracy pracodawca nie ma obowiązku dokonywać wypowiedzenia warunków umowy o pracę. Jednak w sytuacji kiedy system organizacji czasu pracy został zastrzeżony w umowie, wówczas wymagane jest wypowiedzenie warunków pracy i płacy lub porozumienie stron dotyczące takiej zmiany. Wynika to z faktu, iż system czasu pracy nie jest elementem umowy o pracę. Wyjątek od tej zasady stanowi bowiem weekendowy system pracy oraz skróconego tygodnia pracy, które wprowadzane są właśnie w umowach.

Należy również zwrócić uwagę, iż w każdym z systemów czasu pracy, w którym występuje praca w niedziele i święta, łączna liczba dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym powinna odpowiadać co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz innych dni wolnych od pracy w przeciętnie 5dniowym tygodniu pracy przypadających na ten okres.

Zgodnie z art. 15112 „Kodeksu pracy”, pomijając pracowników zatrudnionych w systemie weekendowym, osobom świadczącym pracę w niedziele przysługuje przynajmniej jedna niedzielna wolna na 4 tygodnie.