Czas jest dobrem ograniczonym, zadbajmy o właściwe zarządzanie czasem

Czas jaki mamy do zagospodarowania jest w miarę stały dla wszystkich. Jednak nie mamy go tak dużo, jak mogłoby się pozornie wydawać. Skuteczne zarządzanie czasem jest podstawową umiejętnością zawodową, której potrzebują wszyscy, a szczególnie menedżerowie.

Czas jako miara uniwersalna ma zastosowanie w większości podmiotów występujących we współczesnej gospodarce. Wartością czasu są roboczogodziny. Podobnie jak liczba wytworzonych jednostek na sekundę, minutę, godzinę, dzień, tydzień czy też miesiąc wartościuje produkcję organizacji, również pracę ludzką możemy przeliczyć na czas. Zatem czas pracy staje się miarą, która wyznacza skuteczność działania organizacji, jej pracowników i menedżerów. Metody zarządzania mają przyczyniać się zarówno do osiągania celów zawodowych, jak i osobistych, zwiększając tym samym skuteczność działania organizacji.

TEORETYKÓW ZMAGANIA Z CZASEM

Niektórzy twierdzą, że czasem nie można zarządzać. Czas płynie i w rzeczywistości zarządza ludźmi oraz procesami. Jednak w praktyce pojęcie „zarządzanie czasem” zadomowiło się na dobre. Przedstawienie jednoznacznej i zarazem akceptowalnej definicji „zarządzania czasem” nie jest łatwym zadaniem. Wynika to z powszechności zagadnienia, a także z licznie podejmowanych prób definiowania go w różnych kontekstach. Według ogólnej definicji czas jest procesem ściśle związanym z podstawowymi uwarunkowaniami egzystencji ludzkiej regulowanej przez czas zegarowy i biologiczny oraz jednakową hierarchię potrzeb człowieka (Definicja ta opiera się na poglądach Fontana D ). Wynika z niej, że czas jaki mamy do zagospodarowania jest w miarę stały dla wszystkich. Jednak nie mamy go tak dużo, jak mogłoby się pozornie wydawać. Czas jest dobrem ograniczonym, którego nie da się cofnąć, magazynować, zdobyć, pomnożyć. Nie da się go również niczym zastąpić. Nieustannie upływa.

Badacze zagadnienia wyróżniają dwie zasadnicze grupy uwarunkowań, które mają ogromny wpływ na zarządzanie czasem:

• uwarunkowania wewnętrzne, które obejmują przede wszystkim czynniki uzależnione od człowieka. Najważniejsze z nich to: brak przemyśleń nad sobą, brak świadomości przemijania czasu, brak wiedzy na temat zarządzania czasem oraz cechy osobowościowe człowieka.
• determinanty zewnętrzne, niezależne od człowieka. Zalicza się do nich: drogę do pracy, kolejki w urzędach, sklepach, różnego typu zobowiązania, jak np. zebranie, telefony, wizyty niespodziewanych petentów, przeszkody płynące z otoczenia (hałas), awarie urządzeń, niepunktualność innych osób, oglądanie audycji telewizyjnych, tłok uliczny itp.

1. Clegg w „Błyskawicznym zarządzaniu czasem” pisze, iż zarządzanie czasem jest dyscypliną, którą każdy uznaje za wartościową a jednocześnie ignoruje. Autor książki uważa również, że odpowiednie zarządzanie czasem jest środkiem umożliwiającym więcej robić i lepiej żyć. Podkreśla również, że zadań należy podejmować się stopniowo.
2. Forsyth uważa, że zarządzanie czasem sprowadza się do działania na rzecz skuteczności i wydajności, aby ułatwić osiągnięcie postawionego celu. Z kolei skuteczne zarządzanie czasem jest podstawową umiejętnością zawodową, której potrzebują wszyscy, a szczególnie menedżerowie. Umiejętność ta pozwala na wykonywanie obecnej pracy oraz na stworzenie perspektywy kariery i zwiększenie efektywności.

Właściwe zarządzanie czasem zależy od dwóch podstawowych czynników – jak planować i wykonywać pracę. Czynniki te mogą prowadzić do zmiany skuteczności i wydajności pracy, uszczuplenia presji czasu, która jest nieodłącznym elementem każdej pracy, a także do – w perspektywie – wykazania się, czyli osiągnięcia sukcesu zawodowego.

Do tego niezbędne są: planowanie, implementacja, tj. realizacja własnych działań oraz komunikacja i kontakt z innymi na płaszczyźnie wdrażania i realizacji zadań.

Jeszcze inaczej zarządzanie czasem definiuje L.J. Seiwert. Według niego, zarządzanie czasem jest konsekwentnym i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystywany sensownie i optymalnie. Możemy wyróżnić za nim pięć etapów zarządzania czasem pracy:

• sformułowanie celu – to podstawa organizowania czasu pracy. W tym etapie należy w jasny sposób wyznaczyć realny i możliwy do wykonania cel,
• wyznaczenie priorytetów – porządkuje cele ze względu na ich ważność i pilność,
• budowa harmonogramu – etap ten powinien zawierać takie elementy jak: tworzenie harmonogramu na określone czasookresy, ustalenie okresów rozliczeniowych, zaplanowanie rezerwy czasu w razie zdarzeń losowych,
• realizacja harmonogramu – bieżący nadzór oraz ewentualne korekty harmonogramu,
• kontrola i ocena stopnia wykonania celu – etap ten koncentruje się na rejestracji wykorzystania czasu pracy w wybranych okresach, analizę ilości poświęconego czasu na różnego rodzaju czynności pod kątem realizacji założonych celów, szczegółową analizę występujących rozbieżności pomiędzy planowanymi celami i osiągniętymi wynikami, wprowadzeniu stosownych korekt.

Realizacja powyżej wymienionych etapów gwarantuje skuteczne funkcjonowanie jednostek organizacyjnych. Podstawą jest dobrze zaplanowany harmonogram, co pozwala w pełni na skuteczne wykorzystanie zasobów ludzkich oraz ułożenie pracy w taki sposób, aby statutowe i strategiczne cele były efektywnie zrealizowane.

Istotną kwestią dla zarządzania czasem pracy, na którą uwagę zwraca P. Drucker, jest marnotrawstwo czasu. Jest ono powiązane z brakiem przewidywalności i złą organizacją czasu pracy. Wiąże się również z niewłaściwą funkcją informacji wewnątrz organizacji. Im prostsza organizacja, tym sprawniejsza. Każdy niepotrzebny szczebel w strukturze organizacyjnej utrudnia przekazywanie informacji i wydłuża jej przepływ.

Analizując przywołane definicje i dokonując pewnego uogólnienia można przyjąć że zarządzanie czasem polega na podnoszeniu skuteczności działania za pomocą efektywniejszego wykorzystania czasu.

Autor: Malwina Grützmacher

Artykuł powstał w oparciu o następujące publikacje:

Morawski, Zarządzanie czasem, Perechuda K. Zarządzanie przedsiębiorstwem przyszłości. Koncepcje, modele, metody; L.R. Bittel, Krótki kurs zarzadzania; W. Gomulski, Z kalendarzem i rozsądkiem, „Businessman Magazine”, nr 3, 2007, L.J. Seiwert, Zarządzanie czasem; Fontan D., Zarządzanie czasem; Antoszkiewicz J. D., Techniki menedżerskie: skuteczne zarządzanie firmą; J. Szaban, Miękkie zarządzanie; M. Bieniok, Zarządzanie czasem; B. Clegg, Błyskawiczne zarządzanie czasem; P. Forsyth, Efektywne zarządzanie czasem.